Privacyverklaring – Monkey House Verkoopacties

Monkey House biedt een online verkoopplatform aan waarmee verenigingen, scholen, sportclubs en jeugdbewegingen zelfstandig snoepacties kunnen organiseren.

Contactgegevens:

Monkey House Contactpersoon: Jared Deroo Steenstraat 30 8000 Brugge, België Ondernemingsnummer: 0797.903.588 Btw-nummer: BE0797.903.588 E-mail: info@monkeyhouse.be Telefoon: 0475 49 87 10 Website: www.monkeyhouse.be

Monkey House hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens en verwerkt deze volgens de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Bij het gebruik van het platform kunnen verschillende persoonsgegevens worden verzameld.

Gegevens van verenigingen

• Naam van de vereniging.
• Naam van de verantwoordelijke.
• E-mailadres.
• Telefoonnummer.
• Adres.
• IBAN.
• Naam van de rekeninghouder.
• Accountgegevens.
• Inlog- en beveiligingsgegevens.

Gegevens van kopers

• Voornaam en familienaam.
• E-mailadres, indien ingevuld.
• Bestelnummer.
• Bestelde producten.
• Aantal snoepzakken.
• Totaalbedrag.
• Betaalstatus.
• Afhaalstatus.
• Eventuele opmerkingen bij de bestelling.

Technische gegevens

Voor de veilige werking van het platform kunnen ook technische gegevens worden verwerkt, zoals:

• IP-adres.
• Sessies en beveiligingsgegevens.
• Tijdstip van registratie of bestelling.
• Technische foutmeldingen.
• Registraties van belangrijke wijzigingen.

Wij verzamelen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende doeleinden.

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

Beheer van verenigingen

Om verenigingen een account te laten aanmaken en hun verkoopacties te laten beheren.

Registratie van bestellingen

Om bestellingen correct te registreren en beschikbaar te maken voor de verantwoordelijke vereniging.

Betalingsopvolging

Om de vereniging de mogelijkheid te bieden ontvangen betalingen handmatig te bevestigen.

Afhaling en verdeling

Om de vereniging te ondersteunen bij het organiseren en opvolgen van de verdeling van de snoepzakken.

Bestellingen bij Monkey House

Om gezamenlijke bestelaanvragen van verenigingen te ontvangen en te behandelen.

Beveiliging

Om het platform te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, fraude en misbruik.

Wettelijke verplichtingen

Om te voldoen aan toepasselijke administratieve, fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van het doel gebeurt de verwerking op basis van:

• De uitvoering van een overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan een overeenkomst.
• Een wettelijke verplichting.
• Een gerechtvaardigd belang, zoals de beveiliging van het platform.
• Toestemming, wanneer deze wettelijk vereist is.

Wanneer een verwerking op toestemming gebaseerd is, kan deze toestemming volgens de toepasselijke regels worden ingetrokken.

Monkey House is verantwoordelijk voor de verwerkingen waarvoor het zelf het doel en de middelen bepaalt, zoals het beheer en de beveiliging van het platform en de behandeling van bestelaanvragen bij Monkey House.

De vereniging organiseert haar verkoopactie zelfstandig.

Zij bepaalt onder meer hoe zij persoonsgegevens gebruikt voor:

• Het opvolgen van betalingen.
• De communicatie met kopers.
• De organisatie van de afhaling.
• De behandeling van vragen en klachten.

Voor deze activiteiten kan de vereniging zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

Voor verwerkingen die Monkey House uitsluitend namens een vereniging uitvoert, moeten de toepasselijke afspraken over gegevensverwerking worden vastgelegd.

De precieze verantwoordelijkheden worden bepaald door de feitelijke werking van het platform.

De toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt volgens de rol van de gebruiker.

Verenigingen

Een vereniging kan uitsluitend de bestellingen en gegevens bekijken die betrekking hebben op haar eigen verkoopacties.

Kopers

Een koper kan zijn eigen bestelling raadplegen via een unieke, beveiligde bestellink.

Deze link mag niet met onbevoegde personen worden gedeeld.

Monkey House

Bevoegde beheerders van Monkey House kunnen gegevens raadplegen wanneer dit noodzakelijk is voor:

• Het beheer van het platform.
• Technische ondersteuning.
• Beveiliging.
• Het behandelen van bestelaanvragen.
• Het naleven van wettelijke verplichtingen.

Betalingen gebeuren rechtstreeks op de bankrekening van de vereniging.

Monkey House ontvangt geen betalingen van individuele kopers via het verkoopplatform.

De vereniging controleert zelf haar bankrekening en bevestigt de ontvangst van betalingen.

Het platform registreert uitsluitend de betaalstatus die door de vereniging wordt ingevoerd.

Monkey House heeft via dit platform geen toegang tot de banktransacties van de vereniging.

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.

Gegevens kunnen worden verwerkt door technische dienstverleners die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• Hosting.
• Databankbeheer.
• Authenticatie.
• Beveiliging.
• Technische ondersteuning.

Monkey House maakt met betrokken dienstverleners passende afspraken over gegevensbescherming wanneer dit wettelijk vereist is.

Persoonsgegevens worden niet voor commerciële doeleinden aan andere verenigingen verstrekt.

Afhankelijk van de gebruikte technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.

Wanneer dit gebeurt, moeten passende waarborgen worden toegepast volgens de GDPR.

Monkey House controleert de toepasselijke afspraken en beschermingsmaatregelen van zijn dienstverleners.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij rekening met:

• De duur van de verkoopactie.
• De noodzakelijke opvolging van bestellingen.
• Eventuele klachten of geschillen.
• Wettelijke bewaarplichten.
• De beveiliging van het platform.

Gegevens die niet langer noodzakelijk zijn, worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist.

De concrete bewaartermijnen worden vastgelegd in het interne bewaarbeleid van het platform.

Monkey House neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Deze omvatten onder meer:

• Beveiligde verbindingen.
• Veilige accountauthenticatie.
• Beperkte toegangsrechten.
• Gescheiden gegevens per vereniging.
• Beveiligde bestellinks.
• Bescherming tegen ongeoorloofde toegang.
• Registratie van belangrijke administratieve wijzigingen.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Monkey House neemt redelijke maatregelen om risico's te beperken.

Volgens de GDPR kunnen betrokkenen, afhankelijk van de omstandigheden, onder meer de volgende rechten uitoefenen:

• Recht op inzage.
• Recht op verbetering.
• Recht op verwijdering.
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid.
• Recht van bezwaar.
• Recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop gebaseerd is.

Een verzoek kan worden gericht aan:

info@monkeyhouse.be

Wanneer het verzoek betrekking heeft op een verwerking waarvoor de vereniging zelf verantwoordelijk is, kan het noodzakelijk zijn om het verzoek bij de vereniging in te dienen.

Monkey House zal betrokkenen hierover waar nodig informeren.

Het platform kan noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken gebruiken voor:

• Het functioneren van gebruikersaccounts.
• Beveiligde sessies.
• Authenticatie.
• Het onthouden van noodzakelijke technische instellingen.

Voor strikt noodzakelijke cookies is doorgaans geen voorafgaande toestemming vereist.

Wanneer later analytische of marketingcookies worden toegevoegd waarvoor toestemming vereist is, zal deze vooraf worden gevraagd.

Het verkoopplatform verstuurt in de eerste versie geen automatische marketingmails.

Persoonsgegevens van kopers worden niet automatisch toegevoegd aan de nieuwsbrief van Monkey House.

Gegevens die voor een verkoopactie worden verzameld, mogen niet zonder geldige rechtsgrond voor andere marketingdoeleinden worden gebruikt.

Verkoopacties kunnen georganiseerd worden door scholen en jeugdverenigingen.

Het platform is zo ontworpen dat kopers zonder account kunnen bestellen.

Wij vragen geen geboortedatum wanneer dit niet noodzakelijk is.

Verenigingen moeten rekening houden met de toepasselijke regels wanneer zij persoonsgegevens van minderjarigen verwerken.

Monkey House streeft ernaar de verzameling van persoonsgegevens tot het noodzakelijke minimum te beperken.

Wie vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens kan contact opnemen met:

Monkey House info@monkeyhouse.be

Betrokkenen hebben daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35 1000 Brussel Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Monkey House kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de werking van het platform of de toepasselijke regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt beschikbaar gesteld op het platform.

Bij belangrijke wijzigingen worden betrokkenen op passende wijze geïnformeerd.

Voor vragen over privacy en persoonsgegevens:

Monkey House Contactpersoon: Jared Deroo Steenstraat 30 8000 Brugge, België E-mail: info@monkeyhouse.be Telefoon: 0475 49 87 10